System katalogowania dokumentów

Opublikowane przez Bartosz Małłek w dniu

Tyle metryk, ale jak je skatalogować?

Od lat poszukiwałem systemu genealogicznego dla siebie.
Najbardziej przystępny wydawał się dla mnie system Sosy Kekulégo/Stradonitza. Ten, stworzony w 1676 roku przez hiszpańskiego herolda Hieronima de Sosa, system jest najczęściej używanym systemem. Mimo to dopiero w XIX wieku rozpropagował go Stephan Kekulé von Stradonitz.

Sam system jest bardzo prosty. Osoba, której wykonujemy wywód przodków ma numer 1. Następnie ojciec 2 i matka 3. Potem kolejne numery nadawane są analogicznie (4 dziadek ojczysty, 5 babcia ojczysta, 6 dziadek matczyny, 7 babcia matczyna). Mężczyźni zawsze parzyście , kobiety nieparzyście (za wyjątkiem osoby z nr 1). W ten sposób można przedstawić wszystkich znanych przodków. Każdy z nich ma unikalny i niezmienny numer. System ma dwie wady, pierwsza to taka, że linia boczna nie jest uwzględniana w tym systemie. Drugą wadą jest to, że sam system nie ma zbyt wielu zastosowań (przynajmniej ja ich nie znalazłem). Można za pomocą niego nadać numery swoim przodkom i ich po kolei wypisać (jak np. zrobiłem to tutaj).
Pokolenia i poszczególne numery:
1: pokolenie to w domyśle my
2: 2-3 (dziadkowie)
3: 4-7 (pradziadkowie)
4: 8-15 (2xpradziadkowie)
5: 16-31 (3xpradziadkowie)
6: 32-63 (4xpradziadkowie)
7. 64-127 (5xpradziadkowie)
8. 128-255 (6xpradziadkowie)
9. 256-511 (7xpradziadkowie)
10. 512-1023 (8xpradziadkowie)
11. 1024-2047 (9xpradziadkowie)
Problem może być w przypadku ubytku przodków. Wtedy chyba trzeba by było stosować podwójną numerację.

Drugi system, który mnie interesował, nawet bardziej niż pierwszy, to system katalogowania dokumentów. Każdy ma jakiś sposób na gromadzenie dokumentów. Muszę przyznać, że u mnie panował w tej materii straszny nieporządek. W zasadzie nie miałem żadnego systemu, a dokumenty gromadziłem bardzo swobodnie. Może dlatego, że do skanów moich parafii mam swobodny dostęp i jeśli potrzebuję szybko mogę się do nich dostać. Indeksy także pomagają w szybkim wyszukiwaniu dokumentów. Jednak nie tak to powinno wyglądać, a ktoś kto przejmie kiedyś moje zbiory złapie się po prostu za głowę próbując to wszystko uporządkować.

Postanowiłem stworzyć swój własny system katalogowania, który będzie zawierał w sobie także system pierwszy.

1 znak to oznaczenie linii: O – linia ojcowska M – linia matczyna

2 znak : pokolenie- 1 ja, 2 rodzice, 3 dziadkowie itp.

3 znak to numer  przodka wg. systemu Sosy Kekulégo/Stradonitza ( 1-probant, 2-tato, 3 – mama, 4-dziadek ojczysty, 5- babcia ojczysta, itp.)

4 znak: płeć – m (mężczyzna), k (kobieta)

5 znak: 0 przodkowie, 1 – rodzeństwo przodków

6 znak: oznaczenie dokumentów: Z (zgony), U (urodzenia) , M (małżeństwa),  F (zdjęcie), I (inne)

Jak widać w tym systemie można także oznaczyć rodzeństwo przodków.
Np. siostra mojego taty miała by taki zapis przy dokumencie:

O_2_2_k_1_u
Linia ojczysta, 2 pokolenie czyli poziom moich rodziców, 2 czyli numer przodka, k czyli kobieta , 1 czyli rodzeństwo przodka, który jest oznaczony w numerze przodka (w przypadku rodzeństwa przodka można dopisać dodatkowo imię lub liczbę określającą, które to dziecko). Na końcu mamy rodzaj dokumentu, jest „u” zatem mamy dokument dotyczący urodzeń. W nazwie pliku na końcu można także dodać datę utworzenia dokumentu. Możemy także do każdego pliku graficznego dodać plik tekstowy o tej samej nazwie zawierający opis danego dokumentu.

Weźmy np. mojego prapraprapradziadka Wawrzyńca Małka.

O_7_64_m_0_u
Zatem linia ojcowska, 7 pokolenie, 64 numer, mężczyzna, przodek, dokument dotyczący urodzenia.

Najpierw trzeba nadać numery naszym przodkom

Zatem żeby móc korzystać z tego systemu należy najpierw utworzyć tabelę z przodkami, aby każdy dostał swój własny numer. Potem dokumenty można przechowywać nawet w jednym folderze.

Oczywiście jest to jedynie propozycja, nasze dokumenty możemy zapisywać jak chcemy. Myślę, że warto jednak ustalić jakiś wzór żeby nasze archiwum było prowadzone w sposób jednolity.

Mam nadzieję, że komuś ten system się przyda i będzie go używał. Można go nazwać Systemem Katalogowania Małłka, w skrócie SKM 😉

Dajcie znać jak Wy katalogujecie dokumenty.

__________________
Na YouTube co czwartek zapraszam na genealogiczne czwartki. Zapraszam do subskrybowania kanału na YT (to nic nie kosztuje, tak samo jak oglądanie materiałów na kanale). Wystarczy wejść w ten link.


Bartosz Małłek

Urodzony w Opolu, pochodzi z Tarnowa Opolskiego. Absolwent Uniwersytetu Opolskiego na kierunku Politologia o specjalizacji dziennikarskiej. Pilot wycieczek, organizator, animator kultury, społecznik, podróżnik, genealog. Prezes Fundacji Czas Podróżników. Doktorant w zakresie historii na Uniwersytecie Opolskim. Zajmuje się problematyką przesiedleń ze wschodu po 1945 roku, emigracją, genealogią, genealogią genetyczną, a także historią Słowian i Wikingów.